MSPに運用を委託する際には、今の手順を代行してもらう範囲と、手順そのものを見直してもらう範囲を分けて考えると、必要な支援を具体化できます。
ここでは、ライセンス棚卸しの情報収集・集計と、Power Automateによる申請結果の通知を題材に、改善を依頼するときの確認点を解説します。
MSPへの委託は日常の管理作業の負担から考える
棚卸しを例にすると、担当者は一覧を集め、形式をそろえ、対象部門に確認し、結果を記録します。作業の完了だけを見ていると、その途中で何度も転記や問い合わせをしていることを見落としがちです。改善を検討する際は、どの情報を誰から集め、どこで手が止まるかを確認します。情報の収集が負担なのか、利用の必要性を判断する相手が決まっていないのかで、対処が変わります。
MSPが情報を集める工程と社内で判断する仕事を分ける
利用サービスに対応するAPIやコネクタなどで必要な情報を取得できれば、収集・集計の一部を自動化できます。申請結果の通知にはPower Automateを使う方法もあります。対象データ、接続権限、利用できるコネクタとライセンス条件を先に確認します。これらは、繰り返し行う工程を見直す取り組みです。ただし、情報を自動で集められるようになっても、その後の判断まで、すべて仕組みに任せられるわけではありません。
例えば、ある利用者にライセンスを引き続き割り当てる必要があるかは、所属部署などへの確認が必要になる場合があります。情報の収集は自動化できても、利用の必要性を誰が確認し、最終的に誰が判断するかは、お客様と決めておく必要があります。
情報を集める工程を自動化しても、利用の必要性や契約を変える判断まで自動化するとは限りません。業務部門の確認を残すなら、その回答先と期限を手順に組み込みます。
MSPに改善を委託する場合の確認事項
お客様と支援範囲を確認する際も、「監視」「障害対応」といった作業名だけでは、役割分担を十分に決められません。MSPとの分担を考える際は、監視で異常を検知した後、私たちから通知するところまでなのか、そのまま調査を始めるのか。復旧操作は実施できるのか、お客様の承認が必要なのか。日常の棚卸しも、今の手順を代行するのか、情報の集め方から見直すのかによって、必要な支援は変わります。
| 委託範囲 | 任せる仕事の例 | 事前に確認したいこと |
| 監視 | 稼働状況・容量・ログの確認 | 異常を検知した後、誰が調査を始めるか |
| 障害対応 | 切り分け、復旧操作、関係先への連絡 | 実施できる操作と、お客様の承認が必要な条件 |
| 管理・改善 | 棚卸し、手順更新、定型作業の見直し | 代行する範囲と、改善の設計・保守を担う側 |
これはMSPへの委託範囲を整理するための例です。実際に含まれる作業は、サービスや契約によって異なります。
改善を依頼する場合は、提案、設計、テスト、稼働後の保守がどこまで含まれるかを確認します。自動処理の失敗通知、実行ログ、接続用資格情報の更新、担当者の退職時の引き継ぎも対象です。追加費用の条件とあわせて決めておきます。
MSPへの委託でも最初からすべてを自動化する必要はない
改善にも準備が必要です。自動化した仕組みは、その後も保守が必要で、業務のルールが変われば修正が生じることもあります。年に一度で、作業量も少ない仕事なら、手順を整えて引き継ぐ方法が適している場合もあります。最初は、毎月繰り返している作業を一つ選びます。作業時間だけでなく、転記回数、差し戻し、担当者への確認待ちも記録すると、改善すべき工程が分かります。
情報が分散していて集めるのが大変なのか、形式がそろわず整理し直しているのか。それとも、資料はそろっているのに、誰に確認すればよいか分からないのか。負担が生じている工程によって、必要な対応は異なります。
実際の進め方を知ってから、自動化するのか、手順をそろえるのか、役割分担を変えるのかを、お客様と検討します。
効果を確かめるには、変更前後で同じ対象範囲と期間を比べます。対象人数や作業頻度が違うまま、削減率だけを示しても改善の判断材料にはなりません。
MSPへ現在の手順を伝える
AdvangeのITインフラ運用マネージドサービスでは、窓口対応、専門的な運用、サービス統括・改善を連携させ、お客様のIT環境を継続して支えています。日常の管理業務を見直すことも、その支援の一部です。MSPと話す際は、普段使う集計表や手順書を共有し、どの工程を代行してもらい、どこを見直したいかを伝えます。承認待ちが原因であれば、ツールを追加する前に社内の連絡経路を直すほうが有効な場合もあります。
まずは、毎月繰り返している作業を一つ選ぶところから始めてみてください。その作業の手順書や集計表があれば、運用の代行、改善、社内で判断する範囲をAdvangeが一緒に具体化します。自動処理の対象を増やす場合も、エラー時の連絡先と手動で再開する手順まで含めて確認します。
参考資料
Microsoft Power Automate ドキュメント
参照日 2026年11月9日
