引き継ぎを支援する際は、管理者権限に加え、認証方法、定期作業、未対応事項、外部への連絡先をお客様と整理します。私たちが設定の確認や手順の整備を支援する一方、後任者や社内の承認者はお客様側で決めていただきます。
退職前に、後任者のアカウントで操作する
最初に、お客様の前任者が担当する業務と管理者ロールを確認します。アカウントの発行・停止、端末管理、共有権限の変更、アラート確認などを一覧にし、後任者へ移す作業と、外部へ任せたい作業をお客様と分けます。後任者には、日常業務用とは別の管理アカウントを用意し、必要なロールを割り当てます。設定を私たちが担当する場合も、お客様の承認と合意した支援範囲に基づいて進めます。前任者のアカウントやパスワードを、そのまま使い回す方法は避けます。
権限を付けたら、後任者ご本人にサインインと管理画面の操作を試していただきます。私たちは、権限不足や手順の不明点を一緒に確認します。退職前なら前任者へ確認できるため、この試験は後回しにしたくない作業です。
テスト用アカウントの管理や端末情報の確認など、業務に影響しない範囲で試します。共有権限や認証設定を、動作確認のためだけに変更する必要はありません。
MFAと通知を、前任者から切り離す
後任者用の管理アカウントでは、多要素認証（MFA）に使う認証方法を後任者自身が利用できる形で登録し、サインインまで確認します。あわせて、既存の管理用アカウントに前任者の認証手段が残っていないかも確認します。緊急アクセス用アカウントがある場合も、認証手段の保管場所、利用できる人、使用時の通知先を確認します。資格情報を一般の引き継ぎ資料に記載せず、会社が定めた方法で保管・管理します。
アラートや契約更新の通知先も見直します。メールの宛先を変えるだけでなく、受信後に誰が内容を確認し、不在時には誰が引き継ぐかを決めておきます。
Microsoft 365のセキュリティの運用では、管理画面に入れることと、対応が必要な状況に気づけることの両方が必要です。
自動処理の依存先と未対応事項を引き継ぐ
私たちが引き継ぎを支援する際に見落としたくないのが、前任者のアカウントに依存する自動処理です。Power Automateを利用している場合は、フローの所有者、接続に使うアカウント、必要なライセンスを確認します。承認先などの業務ルールは、お客様の担当部門に確認していただきます。所有者の変更方法はフローの種類によって異なります。また、所有者を変えても、接続に使うアカウントまで自動的に変わるとは限りません。変更後に処理を試し、後任者が実行履歴とエラーを確認できることまで確かめます。
引き継ぎ資料には、完了した設定だけでなく、残っている仕事も記載します。
| 項目 | 残しておきたい内容 |
| 定期作業 | 実施時期、操作手順、確認する結果 |
| 未対応事項 | 対象、現在の状況、次の対応、担当者 |
| 判断待ち | 確認先、確認する内容、回答予定日 |
| 外部への依頼 | 保守会社、契約範囲、連絡先、依頼中の内容 |
「共有権限を確認中」だけでは、後任者は動けません。どの資料について、誰に共有継続の要否を聞いているのかまで残します。私が支援する立場で確認したいのは、資料のページ数より、お客様の後任者が次の作業に迷わないかという点です。
退職時の停止と、データの引き継ぎを分ける
お客様が定めた停止日時に合わせ、前任者の管理者権限解除、サインインのブロック、既存セッションの失効を行います。私たちが操作を担当する場合は、対象と日時、承認者を事前に確認し、実施結果を報告します。一方、メールやOneDriveの保存・引き継ぎ、ライセンスの割り当て解除、アカウントの削除は、それぞれ必要な条件を確認して判断します。データを残すために、本人がサインインできる状態を続ける必要はありません。
最後は、お客様の後任者に定期作業を一つ実施していただく方法を勧めます。操作、判断に迷ったときの相談先、結果の記録まで一緒に確認すれば、不足する手順が見つかります。引き継ぎ後に誰がどこまで支援するかも、この段階でそろえておきます。
Advangeでは、Microsoft 365のセキュリティに関わる設定・運用の見直しを支援します。管理者の退職が決まった際は、現在の担当業務と権限をお聞かせください。後任者へ移す作業、私たちが支援できる作業、社内で判断いただく事項を整理し、引き継ぎを進めます。
参考資料
Microsoft「管理者ロールについて」
Microsoft「管理者ロールを割り当てる」
Microsoft「緊急アクセス用管理者アカウントを管理する」
Microsoft「クラウドフローの所有者を変更する」
Microsoft「元従業員を削除するための手順」
参照日：2026年11月12日。
